公司對辦公室(設(shè)計(jì))的觀念也在變。一家公司在規(guī)劃辦公室時已經(jīng)不局限于只考慮“怎樣用最低的成本實(shí)現(xiàn)完整功能”“這個地方能裝下多少人”一類基本問題,而是會去思考工作場所如何能提升專注度和創(chuàng)造力,并促進(jìn)大家共同協(xié)作。老板更加舍得對改善辦公環(huán)境進(jìn)行投資了。
不過,要幫助公司流暢運(yùn)轉(zhuǎn)而且更具競爭力,設(shè)計(jì)辦公空間時需要考慮很多因素——有些因素我們可能從未注意到它們?nèi)绱酥匾?。全球最大的辦公室家具設(shè)計(jì)公司之一
Steelcase 此前曾做過調(diào)研報(bào)告,指出公司的文化背景、員工的年齡段及身體健康狀況等,都值得加以關(guān)注。
最近,Steelcase
又發(fā)布了一篇新報(bào)告,報(bào)告認(rèn)為目前成長型市場(以中國和印度為例)發(fā)展得很迅速,但也無可避免地遭遇更復(fù)雜的商業(yè)環(huán)境,很多公司正在慢慢轉(zhuǎn)型,而辦公空間的設(shè)計(jì)也應(yīng)該順應(yīng)這樣的轉(zhuǎn)化。報(bào)告提醒我們多去理解(員工)不同的工作內(nèi)容和不同的公司形態(tài)。
在看這份報(bào)告說了什么之前,我們想先簡單地介紹 Steelcase
這家公司,一個家具公司對辦公場所做深入研究并發(fā)表調(diào)研報(bào)告,也是順應(yīng)辦公室設(shè)計(jì)觀念變化所做的轉(zhuǎn)變。
Steelcase
原本主要開發(fā)高科技家具產(chǎn)品,但后來他們意識到,當(dāng)商業(yè)現(xiàn)狀變得更移動化和全球化,人們的辦公需求隨之變化,只有空間而非產(chǎn)品的改變才能滿足人的需求,于是業(yè)務(wù)逐漸延伸到辦公場所咨詢和空間規(guī)劃服務(wù)。他們也會定期對不同公司的工作場所、工作方式進(jìn)行調(diào)研,并發(fā)布相關(guān)報(bào)告。
作為家具公司,做這方面研究的目的之一在于,如果研究成果能夠幫助客戶重新思考自己的工作方式,從而提高工作效率與產(chǎn)出,這反過來同樣益于 Steelcase
的市場推廣和提升品牌價值。
“我們研究的核心就是人,或者說工作中的人。如果能夠理解影響員工工作表現(xiàn)的因素和實(shí)際活動,那么就能設(shè)計(jì)出解決方案來幫助他們更好地工作。當(dāng)然有很多方式可以幫到他們,但我們的辦公空間解決方案所考慮的核心是,如何提高員工的敬業(yè)度、健康、協(xié)作、創(chuàng)新能力等等?!盨teelcase
亞太區(qū) Work Space Futures 研究項(xiàng)目經(jīng)理 Elise Valoe說。
這次《成長的市場》報(bào)告就是 Elise Valoe 帶領(lǐng)的研究團(tuán)隊(duì)歷時一年多,走訪、考察中國、印度共 20 多家公司之后所得出的研究成果。
研究團(tuán)隊(duì)先給出了這樣幾組數(shù)據(jù):未來十年內(nèi),中國的城市人口新增 4 億;十五年內(nèi),中國和印度的中產(chǎn)階級人數(shù)將接近 8 億人。2010-2030
年,勞動力人口增加一千萬。同時,為了適應(yīng)發(fā)展,從 2005 到 2025 年,中國每年應(yīng)該增加 16-19 億平方米的建筑面積。
這些數(shù)字意味著在迅速發(fā)展的同時,兩國公司還面臨環(huán)境變化更多、各類資源仍然缺乏等問題。以飆升的中產(chǎn)階級人數(shù)為例子,十五年之內(nèi)中印兩國的中產(chǎn)階級多為
80、90
年代生人,他們比父輩更習(xí)慣于蓬勃發(fā)展的消費(fèi)市場,并且,渴望變革。又比如,員工規(guī)模擴(kuò)大,公司將面臨新增辦公空間的壓力,員工的工作也更復(fù)雜,涉及更多不同背景甚至跨地域的員工一同協(xié)作。
當(dāng)辦公空間需要不斷應(yīng)對這些新變化所帶來的新要求,Steelcase
的報(bào)告向中國、印度公司提出的建議是:理解了公司的形態(tài)才能夠設(shè)計(jì)出更具競爭力的辦公環(huán)境。
他們將企業(yè)組織劃分為任務(wù)型組織(task based)、流程型組織(process based)、職能型組織(functional
based)、綜合型組織(又稱矩陣型組織,matrix based)四類,并指出要有針對性的空間策略,依照公司的具體形態(tài)來進(jìn)行辦公室規(guī)劃。
而無論這其中的哪一類,想在變化中獲得成功的公司,都要做到高效決策,建起可靠信任的關(guān)系,成員之間能快速主動地學(xué)習(xí)。這也是辦公室設(shè)計(jì)所要實(shí)現(xiàn)的實(shí)際目標(biāo)。
任務(wù)型組織
公司的業(yè)務(wù)和服務(wù)相對較簡單的是任務(wù)型組織,例如呼叫中心、客服中心。這類公司員工人數(shù)多、勞動密集,因此公司非??粗厝司杀?。但由于工作內(nèi)容單調(diào)重復(fù),辦公室密度大,員工們較難主動投入、積極性不高,人員流動性卻很大。
提高員工敬業(yè)度就成為這里辦公空間所要解決的首要問題。盡管基于這種工作的性質(zhì)和內(nèi)容,很難改變辦公室以格子間主導(dǎo)的現(xiàn)狀,但可以改善個人空間的細(xì)節(jié),使個人的小間真正便利員工并增添他們的歸屬感:譬如增加放包和換鞋的空間,每個格子間都準(zhǔn)備足夠的插座,辦公桌前擺上一塊可以列清單的書寫板。
同時,整個辦公區(qū)要提供教育空間和用于交流、討論的地方,并將協(xié)同工作的公共區(qū)域范圍擴(kuò)大。報(bào)告還建議將協(xié)作空間設(shè)在中央,周圍才是個人的格間,這樣能方便交流,也不顯得過于擁擠。
改善格子間的細(xì)節(jié),使其功能更完善,真正便利員工
領(lǐng)導(dǎo)者的座位設(shè)在顯眼位置,方便及時交流想法,也能加快解決問題的進(jìn)程
流程型組織
第二類是流程型組織,專注于相關(guān)領(lǐng)域的發(fā)展,如工程、采購、分析等領(lǐng)域的公司。這樣的公司規(guī)模很大,員工多而且常以小組模式工作。
公司關(guān)注整個系統(tǒng)的可靠性,希望每一部分、每一個業(yè)務(wù)流程都可控,不會因?yàn)槟承╇y以預(yù)測的因素影響工作交付質(zhì)量。與此同時,各個流程與工作團(tuán)隊(duì)都在不斷變化,因此培訓(xùn)員工、學(xué)習(xí)新變化變得十分重要。
為了適合于小組方式工作、培養(yǎng)公司和員工的適應(yīng)力,辦公室要支持小組活動,有充分的學(xué)習(xí)、合作,以及同事之間非正式交談的社交空間。這有助于團(tuán)隊(duì)做出高效的決策,成員也能更快地建立起信任關(guān)系。
小組模式工作的房間需要能夠保持一定程度的私密性,比如說能讓人更專注、不被干擾地開會;而如果需要即時、快速地溝通問題,也可以去比較開放的空間來討論。
有足夠、多元的小組活動空間
職能型組織
職能型組織則對員工的專業(yè)能力或創(chuàng)造力有更高要求,目標(biāo)成為某項(xiàng)業(yè)務(wù)或某個門類中的領(lǐng)先者,這類公司有諸如廣告公司、媒體等。公司會考慮怎樣去激發(fā)每個員工的靈感,讓他們創(chuàng)造出新的內(nèi)容。員工能不斷學(xué)習(xí)專門知識,又能溝通想法,想法和知識經(jīng)過共享和精煉之后可以產(chǎn)生更大價值。
對于這類公司的辦公室解決方案比較明晰:更靈活。
個人座位面積設(shè)計(jì)得更大,員工能自由選擇坐不同的座位、選擇坐著或站著辦公。與前一類相似,中間公共區(qū)域(協(xié)作空間、學(xué)習(xí)區(qū)、社交區(qū))也很大,只是格局和相應(yīng)的家具都更多樣化。比如直接把協(xié)作區(qū)域的桌子設(shè)計(jì)成一塊能在上面書寫的白板/玻璃板,員工討論時就可以隨時表達(dá)想法,進(jìn)行有效的溝通。
更大的協(xié)作空間
座位更舒適,員工自由選擇各種姿勢;設(shè)一些可以讓人站著辦公的桌子
社交區(qū)更靈活
綜合型組織
綜合型組織(矩陣型組織)是跨區(qū)域范圍最大的一類。公司會單獨(dú)成立專門的小組和團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)某個項(xiàng)目和任務(wù),跨地域、跨國家,成員來自多種文化背景,全球分工模式也很復(fù)雜。所成立的專門小組和公司原來的結(jié)構(gòu)相組合,就像矩陣一樣。
在這樣的公司,遠(yuǎn)程協(xié)作、互相交流就變得比其他公司要困難。尤其是開跨國(視頻)會議時,既要考慮時差問題,也需要有合適的設(shè)備保證網(wǎng)絡(luò)和信息交流通暢。
綜合型公司的辦公室中,大部分空間都是為團(tuán)隊(duì)設(shè)計(jì)的,個人座位以及固定座位很少,因?yàn)榇蟛糠秩硕荚谛F(tuán)隊(duì)中協(xié)同工作,專屬于某個人的工作不多。這里的會議室類型很豐富,支持不同的會議,如跨國會議,需要有屏幕或通話設(shè)備,當(dāng)場進(jìn)行的正式或非正式會議則有相應(yīng)的討論空間。
此外還要特別強(qiáng)調(diào)咖啡室的重要性,因?yàn)樗δ芏嘁哺蛔兓裕燥?、社交、工作、開會都可以在這里進(jìn)行,既是一個充電、放松的空間,也能讓人在里面處于嚴(yán)肅專注的狀態(tài)。
配備不同功能的會議室,支持現(xiàn)場會議、視頻會議等各種類型的會議
Work Cafe,涵蓋了辦公場所、餐飲區(qū)、咖啡廳和社交中心的功能;如果設(shè)在戶外,陽光與自然無疑也有益身心健康
盡管建議依照公司類型來有針對性地規(guī)劃辦公空間,但 Steelcase ‘Growth Market’ 研究團(tuán)隊(duì)的研究員 Wenli Wang
說,不同公司的界限并不是涇渭分明的,它們的下屬部門也可以有形態(tài)上的交叉與分化,而最關(guān)鍵的還是在于理解什么樣的辦公室會更適合哪些特定公司與工作內(nèi)容,通過改變員工的辦公行為(如更愿意互動,更愿意表達(dá),對彼此更加信任等)來提升整個公司的運(yùn)作效率。
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